Séminaire, conférence, colloque, coaching… Un grand nombre d’événements d’entreprise peuvent nécessiter de louer une salle de conférence. Vous êtes à la recherche d’une salle à louer à Paris, Bordeaux, Lille, Metz, Lyon ou ailleurs en France ? Découvrez tous nos conseils pratiques et les questions à se poser pour vous aider à faire le bon choix.

Comment louer une salle de conférence ?

Pourquoi louer une salle de conférence ?

La location d’une salle de conférence peut être utile pour organiser de nombreux événementiels d’entreprise, tels qu’une formation du personnel, des séances de coaching collectif, des activités de teambuilding, des séminaires d’entreprise (pour faire un bilan des résultats de l’année ou pour communiquer autour d’un d’un projet majeur en interne par exemple…), des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, une journée d’étude, une conférence, un congrès, un salon professionnel, une exposition, un lancement de produit, un événement caritatif, un atelier professionnel, …

Louer une salle de conférence : quels critères pour faire son choix ?

La réservation d’une salle de conférence nécessite de prendre en compte un certain nombre de critères, indispensables pour assurer le bon déroulement de son événement corporate, tels que :

Le type d’événement
Le nombre de participants
Les activités au programme
Les équipements à disposition (chaises, tables, estrade, micro, rétroprojecteur, accès internet, écrans, climatisation, chauffage, tableaux…)
La durée de l’événement (1 heure, 1 journée, 1 semaine…)
La configuration de la salle de conférence
Les services proposés (restauration, boissons chaudes ou froides, service d’accueil…)
La proximité avec le lieu de résidence ou le lieu de travail des collaborateurs
La date de l’événement et les disponibilités de la salle
Le style du lieu (haut de gamme, convivial, classique, formel…)
La luminosité de l’espace
La sonorisation de la salle
Le budget alloué à l’organisation de l’événement (celui-ci doit inclure la location de la salle mais aussi les éventuels coûts annexes liés aux services d’un traiteur, aux frais de déplacement, etc.)
L’accessibilité du lieu
La formule choisie

Vous l’avez compris, avant de se lancer dans la recherche d’une salle de conférence, il est impératif de définir, au préalable, l’objectif de l’événement, la date, le nombre de participants et les besoins spécifiques de l’organisateur.

Quelles sont les différentes formules pour la location d’une salle de conférence ?

Selon les prestataires, plusieurs formules peuvent être proposées. Les plus courantes sont la formule « journée d’étude » et la formule « séminaire résidentiel ». La journée d’étude permet de disposer de la salle de conférence pendant une journée complète, avec un café de bienvenue et un déjeuner inclus. La seconde formule permet de bénéficier, outre la location de la salle de conférence, d’un hébergement (une solution à privilégier si le lieu de l’événement est situé loin du lieu de travail ou du domicile des participants).

Quel est le prix de location d’une salle de conférence ?

Les prix de la location d’une salle de conférence sont très disparates selon les prestataires, la capacité d’accueil, la formule choisie et l’emplacement géographique notamment. À titre d’exemple, pour la location d’une salle de conférence pour 20 personnes, il faut compter en moyenne entre 250 € et 300 € la journée.

Si votre budget est serré, privilégiez les établissements situés en périphérie des grandes villes et optez pour des salles de réunion de taille moyenne, en petit groupe.

Où trouver une salle de conférence à louer ?

De nombreux établissements mettent à disposition du public des salles de conférences, à l’échelle nationale : hôtel ; amphithéâtre ; auditorium ; salle de spectacle ; espace de coworking ; centre d’affaires ; pépinière d’entreprise…

En ce qui concerne le choix de la localisation géographique, il est naturellement préférable de privilégier les salles de conférence situées dans de grandes villes dynamiques et attractives. En toute logique, il convient aussi d’opter pour des lieux situés à proximité de l’entreprise ou du domicile des participants.

Si vous souhaitez regrouper, le jour J, des collaborateurs et partenaires basés dans différentes villes de France, Paris et sa région sont généralement les lieux de prédilection pour l’organisation de tels événements. Pour une conférence à Paris, il existe de nombreuses adresses de prestige particulièrement propices à l’organisation d’un tel événement d’entreprise (Opéra, les Champs-Élysées, la Défense…).

En outre, il est important de s’assurer que le lieu de la réunion est bien desservi par les transports en commun pour faciliter le déplacement des invités.

Louer une salle de conférence avec Alphatrad Business Center

Vous êtes à la recherche d’une salle de conférence en Île-de-France ? Notre business center met à votre disposition deux salles de réunion fonctionnelles et équipées, en Essonne, à Brétigny-sur-Orge (une salle de conférence de 65m2 pour 50 à 70 personnes, et une salle de réunion de 18m2 pour 10 à 20 personnes).

Ces espaces sont entièrement équipés : connexion internet, prises électriques, paper board, tableau blanc, téléviseur, climatisation, chaises, tables… Réservez dès maintenant votre salle de conférence en Île-de-France.

Quand louer une salle de conférence ?

Afin de sécuriser le bon déroulement de son événement d’entreprise, il est vivement conseillé d’anticiper la location de la salle de conférence a minima quelques semaines, voire quelques mois avant la date prévue (a fortiori s’il s’agit d’une adresse très populaire et particulièrement prisée). Cela est également important afin de permettre aux participants de libérer leur agenda pour cet événement.

Quelle est la capacité d’accueil d’une salle de conférence ?

La capacité d’accueil d’une salle de conférence est très variable. Il existe ainsi des petites salles d’une dizaine de places pour des réunions d’affaires en petit comité, mais aussi des grandes salles de conférence pouvant accueillir jusqu’à 200 personnes, voire plus. Le choix de la taille de la salle de réunion dépend bien sûr de l’événement et du nombre de participants (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, presse…).